AIの回答が浅いのは情報不足のせい。会議の録画から始める社内IT化

AIが期待どおりに答えないのは、AIではなく渡す情報の問題です

生成AIを全社に入れたのに、返ってくる答えが教科書どおりで現場では使えない。そんな声が社内から上がっていないでしょうか。AIの能力は数か月ごとに上がっています。それでも手応えがないなら、原因はAIの側ではない可能性が高いです。

この記事の問いは「自社でAIに良い回答をさせるには、何から手を付ければよいか」です。答えは、社内の情報をデジタルデータとして残すこと、つまり自社のIT化を進めることです。

AIに渡せるのはデジタルデータだけです。会話や紙のやり取りが記録に残っていなければ、どれほど賢いAIでもそれを踏まえた答えは返せません。最初の一歩は、会議をすべて録画することです。

要点

• AIの回答は、自社の情報を渡すほど深く、的を射たものになる
• AIに渡せるのはデジタルデータだけ。録音していない会話、紙、ファクスの内容は渡せない
• 記録を残すことは、経営だけでなく現場の作業にも直接役立つ
• まず会議の録画を、ボタン操作ではなく自動で入る仕組みにする

AIの回答の深さは、渡せる社内情報の量で決まります

主張は単純です。AIは、与えられた情報が多いほど、その会社に合った答えを返します。

簡単な思考実験で確かめられます。AIに「自社の利益を上げるには」とだけ聞くと、どの会社にも当てはまる一般論しか返ってきません。AIは御社のことを何も知らないので、当然です。

同じ質問に、自社の決算情報、損益計算書（PL）や貸借対照表（BS）、自社のウェブサイトなどを添えるとどうなるか。AIは御社の売上構成やコストの重さを踏まえて答えられるようになり、回答は一気に具体的になります。

つまり、AIの性能が上がるほど、差がつくのは「何を渡せるか」の側です。AIの能力は全社に同じように届きますが、渡せる社内情報の量は会社ごとに違います。ここが、AIを使いこなす会社とそうでない会社の分かれ目になります。

デジタルになっていない情報は、AIにとって存在しないのと同じです

ここで見落とされがちなのは、AIに渡せる情報はデジタルデータに限られるという点です。

仕事の多くの情報は、まだデジタルになっていません。対面の会議で話した内容は、録音や録画をしていなければ残りません。紙の書類やファクスのやり取りも同じです。録音していない電話も、話した瞬間に消えていきます。

こうした情報を中心に仕事を回していると、AIに渡す手段がありません。その結果、AIの答えはいつまでも一般論にとどまり、社内では「AIは使えない」「いい答えを返してくれない」という評価が広がっていきます。

御社でAI活用が伸び悩んでいるなら、ツールの選び方やプロンプトの工夫を見直す前に、判断の材料になる情報がどこで生まれ、どこで消えているかを確かめるのが先です。商談や社内会議の中身が記録に残っていなければ、そこがボトルネックです。

AI時代のIT化は、経営だけでなく現場にも得があります

AIが出てくる前から、IT化やDX（デジタルを使った業務の変革）は進められてきました。ただ、その恩恵を感じていたのは主に経営側でした。

業務がデジタルになれば、会社がいまどうなっているかが数字で見えやすくなります。経営側には明確な利点がありました。一方で現場から見ると、手間が増えるだけで、紙のままでよいのではという感覚が残りやすかったのも事実です。

AIが入ったことで、この構図が変わりました。会議を録画・録音しておけば、その内容をAIに入れて、顧客から受けた宿題を漏れなくこなせているか確認できます。議事内容をもとに提案スライドを作ることもできます。

記録を残す作業が、現場の担当者自身の仕事を楽にするようになったのです。逆に記録がなければ、AIを使うたびに経緯を一から打ち込むことになります。だからこそ、企業の規模や役職の層を問わず、いまIT化を進める意味があります。現場を説得するときも、経営の見える化ではなく、自分の作業が減ることを伝えるのが効果的です。

記録は人の意志ではなく、仕組みで残します

記録を残すと決めても、毎回録画ボタンを押す運用では必ず忘れます。忘れた一回分の会議は、AIにとって存在しないことになります。だから仕組みにします。

具体的なやり方として、当社の代表は、すべてのオンライン会議に録画ボットが自動で入るように設定しています。使っているのはCirclebackというツールですが、ツールは何でも構いません。大事なのは、人が覚えておかなくても録画が始まることです。

対面の会議でも、同じツールを起動しておけば録音できます。オンラインと対面の会話の両方を、基本的にすべてデジタルデータとして残す形です。

電話は、Zoom Phoneのように録音しながら通話できるサービスを使う方法があります。テレフォンアポイントを行う会社でそうした運用をしている例もあります。文字起こしの精度も十分に高くなったので、録音さえあればほぼそのままAIに渡せます。

録音していない立ち話は、席に戻ってから要点を3〜4行のメモにして相手に送ります。認識のずれを防ぐ確認にもなり、そのメモもAIに渡せます。

録画できない場面もある。だからこそ例外の扱いを決めておきます

もちろん、何でも録画すればよいわけではありません。顧客との会議を記録するなら、事前に相手の許可を取る必要があります。ここは手を抜けない前提です。

許可が得られない場面や、記録に向かない話題もあるでしょう。その場合は無理に録らず、立ち話と同じく要点メモで残すのが現実的です。

避けるべきは、許可の取り方や扱いをあいまいにしたまま、結局何も残らない状態です。録れるところは仕組みで録り、録れないところはメモで補う。この線引きを社内で決めておけば、記録の量は着実に増えていきます。

自社で試すなら

最初から全社の情報を整えようとすると止まります。会議の録画から小さく始め、効果を確かめながら広げてください。

• 直近1週間の会議のうち、録画・録音が残っているものが何割あるかを数える
• オンライン会議に録画ボットが自動で参加する設定にする。ボタン操作に頼らない
• 対面の会議でも録音ツールを起動することを、会議の決まりごとにする
• 顧客との会議で録画の許可を取る一言と、許可が出ないときの扱いを決めておく
• 録音していない立ち話や電話は、要点を3〜4行のメモにして関係者に送る
• 残した記録をAIに入れ、宿題の確認や資料づくりに使ってみて、回答が変わるかを確かめる

まとめ

AIの能力はこれからも上がり続けます。そのとき差がつくのは、自社の情報をどれだけAIに渡せるかです。そしてAIに渡せるのは、デジタルデータとして残っている情報だけです。

会議を録画していないのは、AIに渡せたはずの情報を毎回捨てているのと同じです。まずは会議の録画を自動にするところから始めてください。それが、自社でAIに良い回答をさせるための、もっとも確実な最初の一歩です。