売上が伸びても事務は増やさない。AIで間接部門を固定する考え方

事業が伸びるたびに事務を増やす前提は、もう見直せます

売上が伸び、社員が増えると、請求書処理や申請手続き、社内外の連絡といった事務の仕事も増えます。これまでは事務スタッフを採用して吸収するのが当たり前で、間接部門の人件費は売上に連動して膨らむものと考えられてきました。

では、AIが実用段階に入ったいま、この前提は変わるのでしょうか。答えははっきりしています。事務スタッフはもう増やさない。いまいる事務員にパソコンを操作するAIを持たせ、売上が増えても間接部門は増やさない形を保つことで利益を出す、という考え方です。

この記事では、なぜ事務がAIと特に相性がよいのか、どこまで任せられるのか、そして自社で何から始めればよいのかを順に整理します。

この記事の要点

• Excel操作、請求書処理、申請手続き、メール返信などのバックオフィス業務は、AIと非常に相性がよい
• パソコンやブラウザを操作するAIを事務員に持たせると、依頼の読み取りから作業、確認依頼まで任せられる
• 売上が増えても間接部門を増やさない形を保てば、それがそのまま利益になる

バックオフィスの仕事は、AIがもっとも得意な領域です

事務の仕事の多くは、決まった画面を開き、決まった情報を入力し、決まった手順で処理するものです。表計算ソフトの操作、請求書の処理、Webサイトでの申請などがその典型で、AIが手順をなぞりやすい性質を持っています。

最近は、ChatGPTやClaudeのCoworkのように、パソコンやブラウザを直接操作できるAIが出てきました。人がAIに頼むと、AIがブラウザを開いて画面を読み、入力して手続きを進めます。

たとえば新幹線の予約では、日付を伝えるだけで、AIがブラウザを開いて操作し、購入まで進めます。人がするのは、最初のログインと最後のクレジットカード入力だけです。出張先を伝えればホテルも選んで予約してくれます。

住所などの入力も、手元のパソコンに個人情報や会社情報をまとめたフォルダを用意しておけば、AIがそこから読み取って埋めます。いちいち聞かれることもありません。

経営判断に置き換えると、事務の多くは「人でなければできない仕事」ではなく「これまで人がやるしかなかった仕事」だった、ということです。まずはこの見方の切り替えが出発点になります。

使いにくい画面の操作は、もう人が覚えなくてよくなります

事務の負担を重くしてきた理由の一つは、使いにくいシステムや行政サイトです。どこから手続きすればよいかわからず、検索しながら手探りで進める。これが事務の時間を奪ってきました。

会社の住所を移したときの年金などの手続きが、よい例です。e-Govを使えばネットで住所変更ができますが、行政サイトは使いにくいのが定番でした。これをAIにブラウザ操作させると、人は画面の使いにくさを気にしなくて済みます。

人が持っているのは「住所変更を申請したい」という要望だけです。画面のどこを押すかは、AIが判断して進めます。人の役割は、操作する人から、要望を出して結果を確かめる人に変わります。

御社で言えば、慣れた担当者にしかわからない手続きや、年に数回しか使わない申請画面がこれに当たります。こうした業務こそ、属人化を解く意味でもAIに渡す価値があります。

事務員にAIを持たせれば、仕事が増えても人を増やさずに済みます

これまでは、会社の人数や仕事が増えるほど、社内の事務手続きや役所関係の手続きが事務員に集まり、事務員も増やす必要がありました。業務量と人数が比例する構造です。

ここで事務員にパソコンを操作するAIを持たせます。社員がSlackなどのチャットで依頼を出すと、AIがその依頼を読んで作業し、最後に「これでよいですか」と事務員に確認を求めるところまで進めます。事務員は確認と判断に集中できます。

AIが担える範囲は手続きだけではありません。メールの返信、問い合わせフォームの送信、Slackでの返信までこなします。社内のやり取りの一部もAIに任せてよいわけです。

しかも人の手作業より断然速く、費用は月3万円程度で済む水準になってきています。人を一人増やす費用と比べれば、判断の材料としては十分です。

利益の観点で整理すると、売上を増やせば間接部門も増やすという従来の形から、売上は増えたが間接部門は増やさないという形へ移れます。この差がそのまま利益として残ります。

ただし、AIに任せる前提づくりと最終確認は人の仕事です

この考え方には条件があります。一つは、AIで仕事をするという方針を最初に社内へ浸透させておくことです。依頼の出し方や確認の流れが決まっていなければ、AIを入れても結局は人が手でやり直すことになります。

もう一つは、責任の線引きです。決済のクレジットカード入力を人が行うように、お金や契約に関わる最後の一手は人が押さえるべきです。個人情報や会社情報をどこまでAIに使わせるかも、使う側が責任を持って決める必要があります。

つまり、事務員が不要になるという話ではありません。事務員はAIに作業を任せ、内容を確認し、判断する役割に移ります。人数を増やさずに、より多くの業務を回せる体制に変わる、というのが正確な理解です。

自社で試すなら

大きな投資判断の前に、まず手で触って感覚をつかむことが欠かせません。使わないと、どこまで任せられるのかの肌感が見えないからです。次の順で進めると判断しやすくなります。

• まず推進担当者自身が、出張の予約など個人の作業でパソコン操作型のAIを使い、何ができるかを体感する
• 事務部門の業務を洗い出し、決まった画面で決まった入力をする作業と、判断が必要な作業に分ける
• 前者から一つ選び、チャットで依頼を受けてAIが作業し、事務員が確認する流れを試す
• 決済、契約、個人情報の扱いなど、人が必ず最終確認する範囲を先に決めておく
• メールやチャットの返信もAIが担う前提を社内に周知し、依頼の出し方をそろえる
• 次の増員計画を立てる前に、その業務をAIを持った今の人員で回せないかを必ず検討する

まとめ：増員の前に、AIを持たせることを考える

事務やバックオフィスの仕事は、AIともっとも相性のよい領域です。パソコンやブラウザを操作するAIを事務員に持たせれば、依頼の処理から確認まで任せられ、仕事が増えても人を増やさずに回せます。

売上が増えても間接部門は増やさない。この形を保つことが、AI時代に利益を出す一つの考え方です。まずは担当者自身がAIに作業を任せてみて、次の事務スタッフの採用を検討する前に、その仕事をAIで吸収できないかを問い直してください。